Pernah nggak sih kamu ngerasa kalau 24 jam dalam sehari terasa kurang?
Misalnya, dari pagi sampai sore bekerja secara penuh, malam hari ditambah lembur sehingga kamu merasa tidak memiliki waktu untuk beristirahat dengan cukup. Keseharian seperti ini belum tentu produktif lho, Perseners. Yang ada, kamu malah makin stres.
Fenomena ini bisa kita antisipasi dengan keterampilan manajemen waktu yang baik atau dikenal dengan istilah time management skills. Salah satu teknik yang bisa diterapkan dalam melatih time management skills yaitu dengan metode ALPEN.
Kenapa sih time management itu penting? Gimana cara mengatur waktu agar lebih produktif dengan metode ALPEN? Kali ini, aku, Sista, Blog Writer Satu Persen, akan berbagi tentang pengertian time management skills dan cara mengatur waktu agar lebih produktif menurut metode ALPEN. Yuk, simak keseluruhan artikelnya~
Apa itu Time Management?
Time management adalah kemampuan untuk menggunakan waktu secara produktif dan efisien, dengan kata lain mengerjakan segala sesuatu tanpa merasa terbebani dan stres. Mungkin hal ini terdengar sederhana, namun dalam prakteknya cenderung terasa sulit.
Mengatur waktu juga berhubungan dengan masalah kedisiplinan. Tips terbaik pun mungkin tidak akan membantu kalau kita tidak menerapkannya dengan konsisten.
Salah satu kutipan dari seorang peneliti waktu, Karlheinz Geißler, mengatakan: “We don’t have too little time; we have too much to do.”
Artinya, sebenarnya bukan waktu kita yang terlalu sedikit, tetapi tugas yang harus kita lakukan terlalu banyak. Maka dari itu, penting untuk memiliki keterampilan manajemen waktu yang baik agar lebih produktif.
Cari tahu tipe produktivitasmu di sini: Tes Tipe Produktivitas.
Cara Mengatur Waktu dengan Metode ALPEN
Metode ALPEN dikembangkan oleh Prof. Lothar J. Seiwert, seorang ahli ekonomi dan manajemen waktu. Metode ALPEN adalah metode yang sederhana dan mungkin efektif untuk mengelola aktivitas kamu sehari-hari.
Kata ALPEN adalah singkatan dari istilah dalam bahasa Jerman untuk lima langkah berikut:
A: Aufgaben atau menuliskan tugas dan kegiatan yang akan dilakukan
L: Länge schätzen atau memperkirakan panjang durasi waktu yang dibutuhkan
P: Pufferzeiten einplanen atau rencanakan tambahan waktu
E: Entscheidungen treffen atau buat keputusan berdasarkan prioritas
N: Nach kontrolle atau kontrol dan evaluasi setelah melakukan seluruh tahapan
Berikut masing-masing pembahasan lebih lanjut:
1. Tulis seluruh tugas dan kegiatan yang harus kamu lakukan
Saat menerapkan metode ALPEN, idealnya kamu menyiapkan dari malam hari sebelumnya. Siapkan daftar kegiatan dengan semua tugas dan aktivitas yang harus kamu selesaikan secara rinci mulai dari kegiatan sekecil apapun. Jika diperlukan, kamu dapat menambahkan tugas-tugas yang tertunda di hari sebelumnya.
2. Perkirakan panjang durasi yang dibutuhkan
Tahap selanjutnya adalah memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk setiap kegiatan. Tips yang perlu diperhatikan untuk menentukan estimasi waktu yang dibutuhkan yaitu:
- Bersikap realistis dan tentukan berdasarkan pengalamanmu sebelumnya
- Jangan membuat jadwal yang terlalu ketat
- Tetapkan batas atau limit waktu
- Untuk agenda pertemuan atau meeting, tulis perkiraan waktu yang tepat
3. Rencanakan tambahan waktu
Perkiraan durasi yang kita tentukan untuk tiap aktivitas tidak akan selalu tepat waktu. Beberapa aktivitas tertentu bisa terjadi di luar dugaan. Misalnya, ada rapat mendesak sehingga memakan waktu lebih dari yang diperkirakan, menggantikan tugas rekan kerja yang sakit, dan hal lain di luar kendali kita.
Untuk mengantisipasinya, kita bisa berikan rentang waktu tambahan sekitar 15 menit untuk setiap aktivitas. Hal ini dilakukan untuk menghindari workload yang menumpuk di kemudian hari.
Baca juga: Mengenal Tipe Jam Biologis Manusia buat Tingkatkan Produktivitas Kerja
4. Buat keputusan berdasarkan prioritas
Dari seluruh kegiatan yang sudah dituliskan, kamu bisa mengidentifikasi yang mana menjadi prioritasmu. Mulailah memilih tugas sesuai dengan urgensi dan kepentingannya. Sebagai tambahan, kamu bisa menggunakan matriks berikut ini untuk membantu menentukan prioritas:
- Apa yang mendesak dan penting? Lakukan ini terlebih dulu.
- Apa yang penting tapi tidak mendesak? Putuskan kapan harus melakukannya.
- Apa yang mendesak tapi tidak penting? Delegasikan atau atur ke prioritas tingkat menengah.
- Apa yang tidak mendesak dan tidak penting? Hapus.
5. Kontrol dan evaluasi setelah melakukan seluruh tahapan
Setelah mengerjakan seluruh kegiatan pada hari itu, evaluasi kembali, apakah sudah sesuai dengan apa yang kamu harapkan? Kalau belum, kamu bisa menyesuaikan kembali hingga menemukan estimasi waktu yang tepat untuk masing-masing aktivitas. Sembari mengevaluasi, kamu bisa sekaligus membuat rencana untuk hari berikutnya. Jangan lupa untuk menambahkan kegiatan yang belum kamu selesaikan hari ini ke dalam list, ya.
“Tanpa refleksi, kita dapat membuat alasan, membuat rasionalisasi, dan membohongi diri kita sendiri,” - James Clear
Baca juga: Strategi Jitu Atur Waktu (Tips Time Management)
Merencanakan aktivitas sehari-hari dengan metode ALPEN ini mungkin sedikit memakan waktu. Tapi ketika berhasil menguasainya, kamu bisa menjadi lebih produktif dan mengetahui tiap menit waktumu dihabiskan untuk apa.
Jika kamu merasa metode ini belum cukup membantu, kamu bisa konsultasikan langsung dengan profesional untuk arahan lebih lanjut. Kamu bisa ikuti program mentoring dari Satu Persen untuk hidup lebih produktif dan latihan mengelola waktu dari worksheet yang diberikan. Klik banner berikut untuk informasi lebih lanjut!
Itulah pembahasan tentang cara mengatur waktu menggunakan metode ALPEN. Kamu juga bisa tonton satu video berikut ini untuk mendapatkan pemahaman tentang manajemen waktu.
Sekian dari aku, sampai jumpa di artikel selanjutnya!
Referensi:
Masooma Memon (2020). Better Organize Your Day With This Time Management Technique. Retrieved on January 25, 2022 from Better Organize Your Day With This Time Management Technique | Trello Blog.
Nina Howell (2021). How To Use The ALPEN Method. Retrieved on January 25, 2022 from How To Use The ALPEN Method | Allegra.
Rethink Work (2019). The ALPEN Method: Organise Working Time Better. Retrieved on January 25, 2022 from The ALPEN Method: Organise Working Time Better | Rethink Work.
Rethink Work (2020). The Right Time Management Turns ‘No Time’ Back Into ‘Me Time’. Retrieved on January 25, 2022 from The Right Time Management Turns ‘No Time’ Back Into ‘Me Time’ | Rethink Work.
